Aus der Praxis: Wie Unternehmen erfolgreich Workation-Modelle integrieren

Wie Mitarbeitende auf unkomplizierte Weise gelegentlich aus dem Ausland heraus mobil arbeiten können – beispielsweise nach einem Urlaub – treibt die Personalverantwortlichen zahlreicher Unternehmen aller Größen um. Seit der Coronapandemie ist das Schlagwort „Workation“ in vieler Munde.

Die BDAE Consult hat bereits mehrere Arbeitgebende dazu beraten und bei der Implementierung des Prozesses unterstützt. Eine Mandantin, mit der die BDAE Consult bereits langjährig zusammenarbeitet, ist die Telekom-Tochter Detecon International. Auf dem HR Summit 2023 der Personalwirtschaft und des F.A.Z. Verlags wurde das gemeinsam erarbeitete Konzept vorgestellt.

„Was ist, wenn die Mitarbeiter-Wünsche über die Grenzen hinausgehen?“, fragt Omer Dotou, Leiter der Unternehmensberatung bei der BDAE Consult. „Dann wird es kompliziert, aber nicht aussichtslos.“ Martin Suilmann, Head of HR-Services/HR Legal, und Carin Arck Senior Expert Travel Management von Detecon International, berichten aus der Praxis: „Wir haben innerhalb kurzer Zeit mehr als 200 Workation-Anfragen von Mitarbeitenden in mehr als zwanzig Ländern erhalten. Wir mussten diese Wünsche ermöglichen, sonst wären die Leute nicht bei uns geblieben.“

Viele Workation-Aufenthalte möglich, aber nicht in Serie

Die aktuelle Regelung lautet: Zwanzig Tage lang pro EU-Land – in Ausnahmefällen und gesonderter Prüfung sind auch Drittstaaten erlaubt – dürfen Mitarbeitende eine Workation machen. Nicht möglich sind sogenannte Ketten-Workations, wo Angestellte verschiedene Länder aneinanderreihen. Ein Beispiel: Eine Programmiererin macht erst zwanzig Tage Workation in Frankreich, dann in Italien und dann noch einmal zwanzig Tage in Kroatien. Genau das geht nicht. Sonst liefe das Unternehmen Gefahr, manche Mitarbeitende das ganze Jahr nicht mehr zu Gesicht zu bekommen.

„Das Angebot wird ausgesprochen gerne angenommen“, weiß Detecon-Travel-Managerin Carin Arck. „Wir haben auch schon erlebt, dass sich einige unserer Consultants zusammengetan und sich ein Ferienhaus in Portugal gemietet haben und gemeinsam an einem Projekt arbeiteten.“ Dies stärke nicht nur die Team-Zusammengehörigkeit, sondern könne etwa aufgrund des Tapetenwechsels besonders produktiv sein.

Doch bis diese Form der Arbeit rechtssicher und prozessoptimiert stattfinden konnte, galt es im Vorwege einiges zu klären. Und dabei unterstützte die BDAE Consult.

„Die wichtigste Voraussetzung für eine Workation ist, dass dies ohne oder zumindest mit wenig rechtlichen Risiken umsetzbar ist“, weiß Lea Fiebelkorn, Senior Consultant der BDAE Gruppe. Generell sei eine Workation in rechtlicher Hinsicht eine nicht zu unterschätzende komplexe Angelegenheit. „Abhängig vom Land und von der Konstellation müssen entsprechende Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Daher ist es wichtig, den Mitarbeitenden klar mitzugeben, was geht und was nicht geht und warum!“, so Fiebelkorn weiter. „Steht das Regelwerk aber erst einmal fest, bekommen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein Grundverständnis für Grenzen.“

Workation muss auf einem tragfähigen und soliden Fundament stehen

Für Detecon war bereits nach der ersten Workation-Anfrage klar: Es muss ein tragfähiges und solides rechtliches Fundament her. Für die praktische Umsetzung war es wiederum essenziell, dass effiziente digitale Prozesse aufgesetzt und genutzt werden. Weil Detecon in Zusammenarbeit mit der BDAE Consult entsprechende digitale Prozesse für Dienstreisen eingeführt hatte, war eine Erweiterung auf Workation deutlich leichter umzusetzen. Seit Herbst 2022 ist es gelungen die Prozesse dahingegen zu erweitern und inzwischen zu einer Erfolgsgeschichte zu avancieren.

Die BDAE Consult unterstützt sowohl bei der Rechtsberatung als auch bei der Umsetzung einer Workation. „Eine der häufigsten Fragen, die uns immer wieder gestellt wird, ist die nach der möglichen Dauer einer Workation“, weiß BDAE-Consult-Leiter Omer Dotou. Die Herausforderung dabei: „Da es keinen Rechtsanspruch auf eine Workation gibt, existieren auch keine Vorgaben, wie lang diese maximal sein darf.“ Allerdings spielt die Dauer der Workation bei den Themen Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht eine Rolle. Und da gilt: Je länger die Workation in einem anderen Land dauert, desto schwieriger wird es.

Eine Workation wird in der Regel auf Wunsch einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters gestartet und erfolgt nicht im Auftrag des Arbeitgebers. „Es handelt sich damit nicht um eine klassische Auslandsentsendung“, sagt Dotou. „Wird im Zusammenhang mit einer Workation von einer Entsendung gesprochen, ist der sozialversicherungsrechtliche Sinn gemeint. Das hat die Europäische Kommission kürzlich deutlich gemacht.“, so der Jurist weiter.

So unterliegt beispielsweise eine Mitarbeiterin bei der Workation dem Weisungsrecht des deutschen Arbeitgebenden und übt in dessen Interesse eine Tätigkeit aus. Die Zustimmung zur Auslandstätigkeit ersetzt vielmehr den fehlenden Auftrag des Arbeitgebenden. Somit ist die Workation laut Dotou in Sachen Sozialversicherungsrecht wie eine Entsendung zu betrachten. Das bedeutet: „Arbeitnehmende können im EU-Ausland für die Dauer der Workation weiterhin sozialversichert bleiben, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt und Antragsverfahren durchgeführt werden. Wesentlich ist hierbei die Beantragung der A1-Bescheinigung, welche die Weitergeltung des deutschen Sozialversicherungsrechts bestätigt.

In Sachen Steuerrecht gilt es bei einer Workation vor allem sicherzustellen, dass Arbeitnehmende in Deutschland steuerpflichtig bleiben und zu vermeiden, dass Arbeitgebende plötzlich steuerliche Verpflichtungen im Ausland haben. Damit Angestellte auch bei einer Workation mit ihrem Einkommen in Deutschland besteuert werden, ist ausschlaggebend, dass der Wohnsitz und der Lebensmittelpunkt und damit die steuerrechtliche Ansässigkeit zweifelsfrei in der Bundesrepublik verbleiben sowie der Aufenthalt weniger als 183-Tage in dem jeweiligen Tätigkeitsstaat umfasst. Unternehmen wiederum sollten darauf achten, dass das sogenannte Betriebsstättenrisiko vermieden wird. Das gelingt am ehesten durch die Begrenzung möglicher Vertretungsbefugnisse.

Eine Workation außerhalb der EU ist komplizierter

Viele Unternehmen beschränken ihre Workation-Ziele auf EU- und EWR-Staaten und sehen außerdem besondere Regelungen für Mitarbeitende vor, die keine EU-Staatsangehörigkeit besitzen. Warum das so ist, weiß Experte Omer Dotou: EU-Bürgerinnen und Bürger können problemlos in andere Mitgliedsstaaten reisen und auch dort arbeiten. Wer jedoch in Drittstaaten eine Workation machen möchte, benötigt in der Regel eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis. Hierfür die Visaprozesse zu durchlaufen, sei für die meisten Arbeitgebenden in administrativer Hinsicht zu aufwendig und teilweise gar nicht darstellbar. Detecon International macht hier aber Ausnahmen: „Einige Nicht-EU-Länder wie Bali, Thailand oder Mauritius bieten spezielle Remote-Work-Visa an, deren Verfahren für gewöhnlich schnell und unkompliziert laufen“, weiß Travel-Managerin Carin Arck.

„Ein weiterer Unterschied zwischen EU- und Nicht-EU-Workation besteht in der sozialen Absicherung“, betont Dotou. „Für Aufenthalte innerhalb der EU kann relativ schnell eine A1-Bescheinigung über die Weitergeltung der deutschen Sozialversicherung beantragt werden. Die Verfahren in Drittstaaten sind dagegen deutlich aufwendiger und uneinheitlich.“ Daher sei es wichtig, Workation außerhalb der EU mit einer ausreichenden Vorlaufzeit zu beantragen. Im Endergebnis bringen Drittstaaten vor allem jedoch immer individuellen Prüfbedarf mit sich.

Eine Workation-Guideline sorgt für Verbindlichkeit

Apropos „beantragen“ – dies ist bei Workations ein neuralgischer Punkt. Für Detecon International war die Definition und rechtliche Verbindlichkeit essenziell bei der Umsetzung von Workation. „Hier hilft uns unsere Guideline, in der neben der Klärung möglicher Fallkonstellation und Festsetzung von Grenzen auch die einzelnen Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens definiert sind“, erläutert Dr. Martin Suilmann, Head of HR Legal bei Detecon. „So haben wir beispielsweise festgelegt, dass Workations innerhalb der Probezeit nicht möglich sind“, so der Jurist weiter. Diese sei zu wichtig für die fachliche und auch teamorientierte Integration innerhalb eines Unternehmens, als dass diese durch lange Abwesenheitszeiten beeinträchtigt werde. „Auch mit Praktikantinnen und Praktikanten haben wir teilweise keine guten Workation-Erfahrungen gemacht. Manch eine Person habe man nicht mehr zu fassen bekommen. Deshalb ist es wichtig, das Regelwerk immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und nachzujustieren“, so ein wichtiges Resümee des Arbeitsrechtlers.

Das Workation-Konzept trifft bei den Detecon-Mitarbeitenden auf immense Zustimmung und ist ein bedeutendes Asset sowohl bei der Bindung als auch der Gewinnung von Fach- und Führungskräften. Gleichwohl gäbe es bei manchen Kolleginnen und Kollegen auch Vorbehalte: „Wir beobachten, dass es bei Angestellten der älteren Generation den Eindruck gibt, dass Workation zu einer mangelnden Office-Zugehörigkeit führt. Auch deshalb war es uns wichtig, klare Workation-Richtlinien und Genehmigungsprozesse aufzustellen“, so Suilmann.

Digitale Tools für eine effiziente Umsetzung

Doch wie gelingt es, regelmäßige Workation-Anträge von hunderten Mitarbeitenden effektiv zu managen? „Hier hatten wir den Vorteil, dass wir bereits mit der BDAE Consult einen digitalen Prozess für Entsendung – basierend auf der posted worker directive – aufgesetzt hatten“, erinnert sich Senior Expert Travel Managerin Carin Arck. Beantragt etwa eine Mitarbeiterin eine Workation, so erfolgt dies über das Reisegenehmigungstool. Der „Connector“ ist noch etwas anderes und eher technisch zu verstehen. Dieses wiederum sammelt Daten und kommuniziert mit dem bestehenden SAP-System, um sie mit den Stammdaten der betreffenden Mitarbeiterin und ausgewählten elektronischen Personalakten, welche für die Registrierung erforderlich sind, zusammenzuführen. Die Daten aus dem Reiseantrag und dem SAP-System werden an die Plattform des Dienstleisters für die Registrierung weitergeleitet. 

Nach Versenden des „Reiseantrags“ sammelt der „Connector“ alle erforderlichen Daten aus SAP und bündelt diese, um die „Reisedaten“ gemeinsam mit den Stammdaten der betreffenden Mitarbeiterin und ausgewählte Unterlagen zusammenzuführen, die für die A1-Bescheinigung und gegebenenfalls Meldungen erforderlich sind. Zur Umsetzung des Verfahrens werden die gebündelten Daten an die BDAE Consult schnittstellenbasiert weitergeleitet und diese übernimmt alle erforderlichen Schritte.

Danach sendet die BDAE Consult alle erforderlichen Unterlagen - wie beispielsweise die A1-Bescheinigung mit begleitenden Hinweisen an die jeweiligen Mitarbeitenden.

Für Detecon International und die BDAE Consult ist dies ein Herzensprojekt gewesen, denn in Sachen Auslandsaufenthalt sorgt es nicht für eine Limitierung von Möglichkeiten, sondern offeriert praktisch jeder Person, die remote arbeiten kann, Reiseträume zu erfüllen.