Was bei Homeoffice im Ausland zu beachten ist

Transkript

Insbesondere seit der Coronapandemie wollen immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit verschaffen, aus dem Homeoffice im Ausland tätig zu werden. Welche ungeahnten Schwierigkeiten das mit sich bringen kann, möchte ich gerne heute in diesem Video anhand eines Beispiels zum Homeoffice in Spanien darstellen.

Moin, moin und herzlich willkommen bei den Auslandsexperten. Mein Name ist Lea Fiebelkorn und ich bin Unternehmensberaterin bei der BDAE Consult GmbH. Mittlerweile bekommen wir zum Thema Homeoffice im Ausland fast tagtäglich neue Anfragen.

In unserem heutigen Beispielfall geht es um einen 35-jährigen Programmierer, der sich in seinem Spanien-Urlaub in eine Spanierin verliebt hat und sich mit dem Anliegen an seinen Arbeitgeber gewandt hat, aus dem Homeoffice in Spanien zu arbeiten. Grundsätzlich persönlich nachvollziehbar und technisch leicht umzusetzen, stimmte die Personalabteilung natürlich nach Rücksprache mit der Geschäftsführung dem Vorhaben auch relativ schnell zu. Denn eine Entsendung oder auch eine konzerninterne Entsendung kam hier beides nicht in Betracht – ganz einfach, weil das deutsche Unternehmen kein verbundenes Unternehmen oder keine Tochtergesellschaft in Spanien hatte.

Was allerdings auch eine Tatsache war, war dass Sebastian in Deutschland nicht vollkommen abdingbar war, das heißt er musste zumindest für alle fünf bis sechs Wochen für ungefähr drei bis vier Tage nach Deutschland kommen und auch hier seine Arbeitstätigkeiten verrichten - wenn auch weit überwiegend im Homeoffice in Spanien.

Ausgehend von einer Steuerpflicht in Spanien, verabredete man mit Sebastian, dass die hypothetisch in Spanien zu entrichtende Lohnsteuer in Deutschland einbehalten würde. Um die tatsächliche Entrichtung in Spanien sollte sich Sebastian allerdings eigenständig kümmern. Das in Deutschland einbehaltene Geld sollte dann dafür genutzt werden, der Steuerpflicht in Spanien nachzukommen.

Auch im Zusammenhang mit der Sozialversicherung war klar, dass hier Handlungsbedarf besteht. Im beidseitigen Interesse als im Interesse des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers sollten die Beiträge eigentlich in Deutschland bei entrichtet werden. Ohne den Sachverhalt allerdings einmal vorher sozialversicherungsrechtlich bewertet zu haben, bat die Personalabteilung Sebastian darum, die A1-Bescheinigung in Spanien zu beantragen. Allerdings führte das auch dazu, dass Sebastian aufgrund mangelnder Kenntnisse den falschen Antrag in Spanien stellte. im Umkehrschluss führte das allerdings auch dazu, dass die Behörde einige Rückfragen hatte und der Stein damit überhaupt erstmals ins Rollen geriet.

Auch in der Zwischenzeit erhielt der Arbeitgeber ein Schreiben von den Behörden in Spanien mit der Aufforderung, die arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Aspekte klären zu lassen und den Anforderungen in Spanien nachzukommen. Aber was war falsch gelaufen? Zunächst einmal hätte der Arbeitgeber die rechtlichen Anforderungen bzw. die Auswirkungen abschließend bewerten lassen müssen, um zum einen erst mal festzulegen, welcher Antrag der richtige ist und vor allem auch den Antrag eigenständig beziehungsweise gemeinsam, aber eben nicht alleine durch Sebastian stellen zu lassen.

Auch hätten die rechtlichen Auswirkungen im Vorfeld geklärt werden müssen, um weitergehenden Handlungsbedarf bezüglich der Beitragsentrichtung zu klären und parallel die richtigen Maßnahmen in die Wege zu leiten. All dies sollte bestenfalls passieren, bevor ein Mitarbeiter im Ausland tätig wird. In unserem Fall war Sebastian bereits seit mehreren Monaten in Spanien tätig. Für Mitarbeiter wie Sebastian gibt es innerhalb der EU besondere Regelungen, die betreffen diejenigen Mitarbeiter, die eine Erwerbstätigkeit für einen Arbeitgeber in mehreren Mitgliedstaaten ausüben. In unserem Beispiel Deutschland und Spanien.

Was besagen diese? Es finden weiterhin einheitlich die Rechtsvorschriften des Wohnmitgliedstaats Anwendung, sofern der Mitarbeiter hier mehr als 25 Prozent - also den wesentlichen Teil seiner Arbeitsleistung erbringt.  Was gilt es also zu beurteilen? Zuallererst den Wohnmitgliedsstaat. Es ist hier ein bisschen strittig, ob es Spanien oder Deutschland ist, das ist allerdings ähnlich zu beurteilen wie im Rahmen des Steuerrechtes anhand des Lebensmittelpunkts.

Weitergehend gilt zu klären, ob der Mitarbeiter mehr als 25 Prozent, also den wesentlichen Teil seiner Arbeitsleistung, im Wohnmitgliedsstaat erbringt. Das macht man beides anhand der Arbeitszeit. Im Fall von Sebastian ist es relativ eindeutig. Insbesondere weil er zwischenzeitlich seinen Wohnsitz in Deutschland sogar aufgegeben hatte und seine Freundin in Spanien lebte, so dass eigentlich Spanien auch als Wohnmitgliedsstaat einzustufen war und er weit überwiegend seine Arbeitsleistung auch in Spanien erbracht hat. Folglich sind die Beiträge auch in Spanien zu entrichten. Um der Beitragszahlung in Spanien allerdings überhaupt nachkommen zu können, muss das deutsche Softwareunternehmen für Beitragszahlungen zur Sozialversicherung in Spanien angemeldet und registriert werden. Gleiches gilt ebenfalls für die Lohnsteuerentrichtung. Wie bereits erwähnt und wie auch der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer bereits vermuteten, wird Sebastian in Spanien lohnsteuerpflichtig bzw. steuerpflichtig im Allgemeinen, ganz einfach weil er seinen Lebensmittelpunkt nach Spanien verlegt hat. Hierfür ist nicht nur die Registrierung erforderlich, sondern gleichzeitig auch eine monatliche Gehaltsabrechnung, um Steuer-und Sozialabgaben leisten zu können.

Weiteren dringenden Handlungsbedarf hat das deutsche Unternehmen im Zusammenhang mit der arbeitsvertraglichen Gestaltung. Insbesondere muss festgehalten werden, dass sich der regelmäßige Arbeitsort ins Homeoffice nach Spanien verlegt und unter Berücksichtigung der Besonderheiten im Zusammenhang mit dem Tätigwerden im Homeoffice, also im heimatlichen Arbeitszimmer. Aber auch das Festhalten der Verpflichtung, dass Sebastian wenige Tage auch mal zurück nach Deutschland kommt, um in Deutschland zu arbeiten.

Eine Besonderheit ergibt sich in Spanien auch im Zusammenhang mit der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Registrierung, da in diesem Zusammenhang auch der Arbeitsvertrag eingereicht werden muss (show the words: „steuerliche Registrierung zusammen mit Einreichen des Arbeitsvertrags“) und sogar hinsichtlich der spanischen Rechtsvorschriften überprüft wird.

Dieser Fall zeigt, wie kompliziert das Thema Homeoffice im Ausland sein kann und welcher Handlungsbedarf damit verbunden ist. Sofern Sie Beratungsbedarf haben, melden sie sich gerne bei uns. Unsere Kontaktdaten erhalten sie hier im Video eingeblendet. Abonnieren Sie auch gerne unseren Kanal, so bleiben Sie immer auf dem Laufenden wenn es ums Reisen und Leben und Arbeiten im Ausland geht.

Vielen Dank fürs zuschauen und bis zum nächsten mal!