Firmen nehmen Sorgfaltspflichten bei Entsendungen ernster

Die veränderte Sicherheitslage in der Welt – sei es durch Naturkatastrophen, Terroranschläge oder verstärkte Armut – hat offenbar dazu geführt, das Unternehmen ein besseres Verständnis dafür entwickelt haben, was die Erfüllung von Sorgfaltspflichten gegenüber entsandten Mitarbeitern und Geschäftsreisenden bedeutet. Dies geht aus einer Umfrage von Crown World Mobility unter 60 Unternehmen hervor, von denen ein Viertel mindestens 500 Entsandte hat.

Sicherheitsmaßnahmen für Expats finden inzwischen regelmäßiger statt

Demnach lag der Schwerpunkt der Sorgfaltspflichten in der Vergangenheit schwerpunktmäßig auf Hilfe im Notfall sowie der Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen in „traditionellen“ Hochrisikogebieten. Da es mittlerweile überall auf der Welt als unsicher gilt, werden Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter nicht mehr nur punktuell, sondern regelmäßig durchgeführt.

Die vorbereitenden Sicherheitsmaßnahmen lassen sich grob in drei Kategorien einteilen:

• Unmittelbare Unterstützung an Hochrisikostandorten
• Allgemeine Unterweisungen und Kommunikationsressourcen für weltweit entsandte Mitarbeiter
• Ressourcen für Reise-Tracking

Die Unternehmen wurden befragt, ob sie bei einer Krise größeren Ausmaßes, etwa bei terroristischen Angriffen, über Verfahren zur Kommunikation mit den entsandten Mitarbeitern verfügen. Zwei Drittel der Unternehmen gab an, über solche Verfahren zu verfügen. Die Aufenthaltsorte entsandter Mitarbeiter und Geschäftsreisender überwachen zu können, ist eine zentrale Komponente für ein solches Notfallverfahren. Die von den Unternehmen eingesetzten Tracking-Methoden reichen von formalen Technologielösungen über die Nutzung der üblichen Kommunikationswege (Textnachrichten und E-Mail) bis zur Nutzung von externen Dienstleistern zur Reiseunterstützung.

Bildung von Global Mobility Teams

Weiterhin wurde untersucht, ob Ereignisse der jüngeren Vergangenheit zu neuen Verfahren für die Erfüllung von Sorgfaltspflichten der Unternehmen geführt haben. Die Hälfte der Unternehmen hat ihre Verfahren nicht geändert. Etwa jedes fünfte Unternehmen (21 Prozent) hat beispielsweise ein funktionsübergreifendes Team mit Mitgliedern aus allen betroffenen Abteilungen gebildet. In diesem befinden sich beispielsweise Vertreter der Personalabteilung, des Global Mobility Teams, Führungskräfte und Vertreter des Travel Managements, die sich untereinander abstimmen und als Ansprechpartner für Mitarbeiter im Ausland fungieren. Ein solches funktionsübergreifendes Team kann gut in Unternehmen jeder Größe, also auch in kleineren Firmen mit weniger Infrastruktur eingerichtet werden.

Um ihre Sorgfaltspflichten bei internationalen Entsendungen zu erfüllen, konzentrieren sich Unternehmen traditionell auf:

• die Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen
• Gesundheitsvorsorge
• Evakuierungen im Notfall
• umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter in Hochrisikogebieten