Schöne neue (Entsende-)Welt? Wie sich das Expat-Management verändert hat

Die Pandemie und der Ukraine-Russland-Krieg haben dafür gesorgt, dass sich auch die Entsendepraxis grundlegend verändert hat. Beide Krisen bedeuten eine Zäsur und Personalverantwortliche müssen sich nun auf eine völlig neue Welt im Bereich Global Mobility einstellen. In dieser werden virtuelle, hybride und kurzfristige Modelle dominieren. Das verdeutlichen zwei Praxisbeispiele.

Mit dieser ablehnenden Haltung hatte die Personalabteilung einer privaten Investmentbank nicht gerechnet, musste sich aber schnell geschlagen geben. Liane Peters wollte partout nicht mit ihrer Familie zurück nach Shanghai. Zu sehr steckten allen das Hin und Her, die Ungewissheit und die Sorge um die Gesundheit noch in den Knochen. Stattdessen präsentierte die Investmentbankerin einen Plan, der es auf den ersten Blick in sich hatte: Künftig würde sie ihr Team in Shanghai von ihrer Ferienfinca in Spanien aus leiten. Das Global-Mobility-Team hatte große Mühe, diese „Kröte zu schlucken“ und holte erst einmal Rat bei der Unternehmensberatung der BDAE Gruppe ein. Dort stieß der Fall mitnichten auf Verwunderung, denn seit Ausbruch der Covid-19-Pandemie haben die Beraterinnen und Berater unzählige Mandanten in ähnlich gelagerten Konstellationen beraten.

Mitte 2019 war Führungskraft Liane Peters noch voller Motivation mit Kind und Kegel für geplante fünf Jahre nach Shanghai übergesiedelt. Wie so viele Expats in China gehörte sie dann aber zu den ersten, die unmittelbar vom Ausbruch des Coronavirus betroffen waren – mit sämtlichen Unwägbarkeiten, die es Ende 2019 noch gab. Nach wochenlanger Unsicherheit und einem ersten Lockdown in der Millionenmetropole hatte es ihr Arbeitgeber geschafft, die Familie nach Deutschland zurückzuholen – wenige Tage bevor dann auch in Deutschland der Ausnahmezustand begann. Für Peters, ihren Mann und ihren damals fünfjährigen Sohn haben sich die Wochen voller Ungewissheit und die rigiden Sicherheitsmaßnahmen in Shanghai eingebrannt und Spuren hinterlassen. Damals versuchten alle, sich so gut wie möglich auf die Lage einzustellen: Der lokale Arbeitsvertrag bei der Niederlassung in Shanghai wurde zunächst ausgesetzt, der deutsche reaktiviert und die Immobilien-Finanzexpertin leitete ihr Team vom Homeoffice in Deutschland aus. Es gelang ihr, sowohl die lokalen Mitarbeitenden in Shanghai als auch jene in Großbritannien zusammenzuhalten und die Projekte zu realisieren. Monatelang war es ausländischen Arbeitnehmenden nicht möglich, zur ausländischen Niederlassung zurückzukehren, denn China setzte die Visavergabe aus, Linienflüge gab es keine.

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Neue Unsicherheiten in Shanghai

Im Sommer 2020 flog die Familie dann mit einem Charterflug für Personen mit einem langfristigen Aufenthaltsstatus in China zurück nach Shanghai, musste aber zunächst für mehrere Wochen in ein Quarantänehotel. Peters und ihre Familie fühlen sich jedoch unwohl, allein das Wissen, nicht wie ursprünglich geplant regelmäßig Heimaturlaub bei Freunden und Verwandten in Deutschland machen zu können, setzte ihnen zu. Der Sohn musste seine ersten Monate an der internationalen Schule digital von zu Hause verleben, mit Unterstützung von Peters damit überforderten Ehemann. Die Familie litt sehr unter der Situation. Im Frühjahr 2021 kehrten alle vorrübergehend nach Deutschland zurück und Die Finanzfachfrau leitete ihr Team erneut digital aus der Ferne. Den Sommer verbrachte die Familie in der eigenen Ferienimmobile in Spanien. In dieser Zeit reifte die Idee der virtuellen Entsendung, mit der sich nun die Personalverantwortlichen gemeinsam mit der BDAE Consult auseinandersetzten. Tatsache war, dass sich die Teamleiterin auch mit Geld und anderen Benefits nicht mehr davon überzeugen ließ, dauerhaft zurück nach Shanghai zu gehen. Rückblickend mit heutigem Stand (10.04.2022) schien Liane Peters Bauchgefühl richtig gewesen zu sein, denn Shanghai hat erneut einen harten Lockdown verhängt, der vielen Menschen und insbesondere europäischen Expats schwer zu schaffen macht.

Remote Work Policy erforderlich

Die Beraterinnen und Berater der BDAE Die BDAE Consult empfahl, die bereits bestehende Remote Work Policy des Unternehmens auf dauerhafte Konstellationen (anstelle der bisherigen drei Monate) auszuweiten. Diese definiert, wie die Arbeitstätigkeit mit Auslandsaufenthalten künftig geregelt wird und welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten (siehe Infokasten). Welche Schritte musste die Personalabteilung nun gehen, damit die Investmentbankerin auf rechtssicherer Basis weiterhin für das Unternehmen arbeiten und ihr Team in Shanghai führen konnte? Werden Mitarbeitende ausschließlich im Ausland tätig, liegen der gewöhnliche Arbeitsort und der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses ebenfalls im Ausland. Eine Rechtswahl und Zusatzvereinbarung nach deutschem Arbeitsrecht sind hier meist nicht mehr ausreichend. In diesem Fall vereinbarte das Unternehmen ein dauerhaftes Tätigwerden im Homeoffice in Spanien und legte es als künftigen Tätigkeitsort vertraglich fest. Es wurde außerdem vereinbart, dass Liane Peters mindestens einmal im Quartal nach Shanghai fliegen müsse – inklusive etwaiger erforderlicher Quarantänezeit – um dort im Team nach dem Rechten zu schauen. Eine aktive Arbeitstätigkeit vor Ort würde nicht erforderlich werden, so dass in der Regel kein Arbeitsvisum erforderlich würde.

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Prüfung der Sozialversicherungspflicht

Die Sozialversicherungsbeiträge müssen künftig ins spanische System abgeführt werden, zusätzlich schloss das Unternehmen eine Auslandskrankenversicherung für die gesamte Familie ab. Um die Beitragszahlung in Spanien zu gewährleisten, muss ein Steuerbüro beauftragt werden, das die Anmeldung des Berliner Unternehmens zur Sozialversicherung übernimmt. Darüber hinaus muss eine monatliche Lohnabrechnung in Spanien erfolgen. Diese dient sowohl als Grundlage der Sozialversicherungsbeiträge als auch zur Abführung der Lohnsteuer. Aufgrund von Peters Wohnsitzverlegung ergibt sich in steuerlicher Hinsicht eine Ansässigkeit in Spanien, weshalb sie ebenfalls in Spanien steuerpflichtig wird.

Im Gegenzug willigte die Finanzbankerin ein, selbst für die Schulkosten ihres Sohnes aufzukommen und verzichtete auf weitere für Shanghai ausgehandelte Benefits wie Wohngeld, Dienstwagen und Heimatflüge. Am Ende profitierte auch die Privatbank von dem neuen Konstrukt: Sie sparte jede Menge „klassische“ Entsendekosten, auch das Thema Währungsschwankungsausgleich spielte keine Rolle mehr, da die Entgeltzahlung nun in Euro erfolgte.

Inzwischen zeigt sich, dass Fälle wie diese zwar kompliziert sind, aber den Fokus vor allem auf das Wohlbefinden der Expats legen. Ein anderer aktueller Beratungsfall verdeutlicht, dass es bei vielen anderen Mitarbeitenden mehr denn je um die Sicherheit geht. Ursprünglich wollte ein Mandant der BDAE Consult seine Mitarbeitenden in die Elektronik-Chip-Fabrik nach Taiwan entsenden. Üblich war es bis dato, ein Entsendepaket mit allen üblichen Benefits von zwei bis drei Jahren zu schnüren. Doch seit dem Russland-Ukraine-Krieg ist die Firmenführung sehr risikoavers geworden und hat entschieden, die Ingenieurinnen und Ingenieure im hybriden Modell in Taiwan einzusetzen.

Sorge vor neuen Krisenherden

Zu groß ist die Sorge bei den Arbeitnehmenden samt Familie, dass Taiwan zu einem neuen Krisenherd wird und es sich im Ernstfall als schwierig erweisen könnte, Mitarbeitende außer Landes zu holen. Die Reaktionsgeschwindigkeit ist deutlich höher, wenn Expats keine feste Bleibe und Familie im Ausland haben. Die Integration eines Notfallkonzeptes, in dem klar definiert ist, wie Mitarbeitende im Krisenfall geschützt und unter Umständen evakuiert werden, soll dem deutschen Team bei der hybrid-virtuellen Entsendung dabei die nötige Sicherheit geben. 

Um die Strukturen und Teams der Niederlassung vor Ort kennenzulernen, werden die Fachkräfte zunächst zu Schulungszwecken für circa zwei Wochen in Taiwan eingesetzt und leben während dieser Zeit in Projektwohnungen, die ihnen auch bei späteren regelmäßigen Aufenthalten zur Verfügung stehen. Für die kommenden drei Jahre wird vereinbart, dass die Führungskräfte alle zwei bis drei Monate für mindestens zwei Wochen im Rahmen einer Dienstreise vor Ort präsent sind, um die Führung des Teams vor Ort zu gewährleisten. Zudem erhalten sie einmal im Monat ein interkulturelles Coaching mit einer ortsansässigen Trainerin. 

Auch in diesem Konzept bietet für das Unternehmen zahlreiche Vorteile: Es entfällt das aufwändige Visaverfahren für die Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung, es sind keine teure Housing-Kosten erforderlich und alle Beteiligten können schnell und flexibel reagieren, sollte sich die politische Lage vor Ort zuspitzen. Die Mitarbeitenden können zudem in der deutschen Sozialversicherung verbleiben – etwas, das in der Vergangenheit meistens nicht möglich war und oft für Unmut gesorgt hatte. Lediglich in Sachen Steuern musste der Elektrochip-Hersteller anhand des deutsch-taiwanesischen Doppelbesteuerungsabkommens prüfen, inwieweit auch in dem Inselstaat Steuern fällig würden. Denn: Die zu verwertende Tätigkeit der Ingenieure kam wie bei einer Arbeitnehmerversetzung auch der Auslandsniederlassung zugute.

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Know-how-Transfer ins Ausland weiterhin erforderlich

Sowohl die Pandemie als auch die gegenwärtigen geopolitischen Risiken zeigen, dass Deutschland als Exportnation weiterhin auch ihr Know-how ins Ausland transferieren will und muss. Der derzeit stattfindende Paradigmenwechsel sorgt dafür, dass die Auslandsentsendung, wie wir sie in den letzten Jahrzehnten erlebt haben, wesentlich seltener stattfinden wird. Die neue Welt der Auslandsentsendungen wird künftig aufgeteilt werden in virtuelle, hybride und kurzfristige Modelle. Diese Zäsur bringt glücklicherweise nicht nur Vorteile für Arbeitnehmende, sondern auch für Unternehmen: Der Pool potenzieller Expats ist aufgrund der neuen Modelle und hybrid-flexiblen Entsendeformen größer als je zuvor. Es macht für Arbeitnehmende unterschiedlichster Couleur einen Auslandseinsatz attraktiver als bisher, weil niemand mehr zwangsläufig sein Leben neuordnen und große Risiken eingehen muss.