Was bei Workation im Ausland zu beachten ist

Sonne, Strand und Meer – und den Laptop auf der Terrasse: Schon vor der Pandemie interessierten sich immer mehr Arbeitende und Unternehmen für das Thema Workation im Ausland. Was Unternehmen und Arbeitende unbedingt zum Thema Workation wissen sollten.

Laut einer Studie des Reiseportals Expedia träumt derzeit jeder zweite Deutsche von einer Auszeit vom heimischen Büro und kann sich vorstellen, ein paar Wochen im Ausland zu arbeiten. Ich beobachte auch, dass immer mehr Arbeitgeber ihren Arbeitnehmerinnen und -nehmern diesen Wunsch erfüllen wollen. Doch Zusagen sollten nicht allzu schnell gemacht werden. Stattdessen ist es wichtig, die Rahmenbedingungen für Workation genau festzulegen.

Doch was bedeutet dieser Begriff überhaupt? Es handelt sich dabei um eine neue Urlaubsform, die aus den Wörtern „Work“ und „Vacation“ – also Arbeit und Urlaub – zusammengesetzt ist und Arbeiten im Urlaub meint. Im deutschen Arbeitsrecht ist dieser Begriff noch nicht bekannt. Deshalb empfiehlt es sich, klare vertragliche Regelungen in einem Betrieb zur Workation zu definieren. Wir erwarten, dass es in nächster Zeit auch einige Gerichtsentscheidungen dazu geben wird und dann werden sich nach und nach auf Basis der Rechtsprechung Leitlinien ergeben.

„Wichtig ist es, zunächst die Dauer der Workation festzulegen. Ist diese kürzer als vier Wochen, gibt es keinen arbeitsrechtlichen Handlungsbedarf. Es muss auch nicht im Arbeitsvertrag beispielsweise der Arbeitsort von Deutschland zum Urlaubsland umgeändert werden. Allerdings sollte geprüft werden, ob es für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter legal ist, in dem Urlaubsland zu arbeiten. Unter Umständen könnten diese einen Aufenthaltstitel und oder eine Arbeitserlaubnis benötigen“, weiß Omer Dotou von der Unternehmensberatung BDAE Consult.

Befindet sich der Workation-Ort innerhalb der EU, ist dies wegen der Freizügigkeit kein Problem. Was allerdings dann geklärt werden muss, sind die arbeitsrechtlichen Anforderungen im Urlaubsland. Welche Arbeitszeit- und Pausenregelungen und Vergütungsvorschriften gelten für Personen, die beispielsweise in Frankreich arbeiten? Hier müssen Personalverantwortliche die entsprechenden Anforderungen kennen – und das für jedes Land einzeln.

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Auch um die Sozialversicherung muss sich gekümmert werden. In der Regel wird die Workation von den Mitarbeitenden gewünscht und erfolgt nicht im Auftrag des Arbeitgebers. Unter normalen Umständen handelt es sich dann nicht um eine Auslandsentsendung und das hätte zur Folge, dass es Probleme mit der sozialen Absicherung während des Auslandsaufenthalts gibt. Omer Dotou hat hier aber die gute Nachricht. „Es gibt eine neue Verlautbarung seitens der Sozialversicherungsträger, wonach die Workation im Ausland als Entsendung zu sehen ist.  Das bedeutet wiederum, dass die Mitarbeitenden grundsätzlich im Rahmen einer Auslandsentsendung versichert werden können. Deshalb sollten Arbeitgeber sich mit der zuständigen Krankenkasse in Verbindung setzen, um die erforderliche Antragstellung in die Wege zu leiten.“ Somit werde gewährleistet, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auch während der Workation im Ausland sozialversichert bleiben.

Aber auch das Thema Steuern muss geklärt werden: Je nach Dauer der Workation und der Art der Tätigkeit sind Themen wie steuerrechtliche Betriebstätte oder Steuerpflicht im Ausland zu klären. Die pauschale Anwendung der sogenannten 183-Tage- Regelung ist zu vermeiden.

Versicherungsschutz beim Thema Workation

Wer länger als vier Wochen im Ausland arbeitet, sollte unbedingt das Thema Versicherungsschutz klären. Dazu gehören folgende Schritte:

• Es sollte eine Auslandskrankenversicherung abgeschlossen werden. (sinnvoll auch bei Verbleib in der deutschen Sozialversicherung). Hier ist wichtig, dass diese auch dann leistet, wenn eine Reisewarnung für das Aufenthaltsland vorliegt. Viele Länder fordern, dass die Auslandskrankenversicherung bei Corona leistet, medizinischen Rücktransport und Überführungskosten (im Todesfall) von mindestens 250.000 Euro übernimmt sowie ärztlich verordnete Coronatests zahlt und auch bei Quarantäne medizinische Behandlungen zahlt
• Workation-Arbeitende sollten zudem prüfen, ob die Haftpflichtversicherung auch außerhalb Deutschlands leistet (viele bieten nur Schutz innerhalb der EU)
• Unter Umständen kann auch der Abschluss einer Auslandsrechtsschutzversicherung sinnvoll sein