Effizient unterwegs: Die besten Tools & Tipps für Freelancer*innen und digitale Nomad*innen

Die Expertinnen und Experten von Auslandsjob.de, einem zentralen Bestandteil der INITIATIVE auslandszeit – Deutschlands führendem unabhängigen Informationsnetzwerk rund um das Thema Auslandszeit und Auslandsaufenthalte – haben sich zum Thema Tipps und Tools fürs digitale Nomadentum Gedanken gemacht. Im Folgenden gehen wir auf einige kurz ein – ergänzt um eigene Erfahrungen und Empfehlungen, um etwa der Nomadin in Asien oder dem Freelancer in Portugal einen Überblick zu geben. Gerade wenn diese vor der Entscheidung stehen, sich für diese Form des mobilen Arbeitens zu entscheiden, ist es sinnvoll zu schauen, worauf zu achten ist, wenn man digital sein Geld verdienen möchte.

Buchtipps

Wer die klassische „9-to-5“-Woche hinterfragt, kann sich das Buch von Tim Ferris „Die 4-Stunden-Woche“ zu Gemüte führen. Aber auch „Das Handbuch für digitale Nomaden“ von Sebastian Kühn ist lesenswert, da der Autor seit 2012 ohne festen Wohnsitz als digitaler Nomade unterwegs ist und seine Erfahrungen in dem Buch teilt und Praxistipps gibt.

Communitys

Das Stöbern auf Webseiten von thematisch einschlägigen Communitys kann hilfreiche Tipps und Infos mit sich bringen. Eine empfehlenswerte Online-Community ist der „Citizen Circle“, mit dem der BDAE schon seit Jahren zusammenarbeitet. Dabei handelt es sich um eine Gemeinschaft von über 500 unabhängigen Menschen weltweit, die nach ihren eigenen Regeln leben und arbeiten. Im Vordergrund stehen das Streben nach wirtschaftlicher Unabhängigkeit und die gemeinsame Entwicklung individueller digitaler Geschäftsmodelle. Dazu gehören digitale Nomadinnen und Nomaden, Perpetual Traveler (“ewig Reisende”) oder einfach Menschen, die viel und gerne für längere Zeit im Ausland sind.

Podcasts

Podcasts sind bei vielen beliebt und auch hier gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, sich zum Thema zu informieren. Der „Smart Passive Income Podcast“ mit Pat Flynn bietet wöchentliche Interviews, Strategien und Ratschläge für den Aufbau des eigenen Online-Geschäfts. Im Podcast „Selbst und zwar ständig“ von Vanessa Schuetze, die als Google-Ads-Freelancerin selbstständig ist, erfahren Interessierte alles rund um das Thema digitales und ortsunabhängiges Arbeiten.

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Hosting, Webspace und Domains

Damit eine Website funktioniert, benötigt man sowohl eine Domain – das ist eine Adresse, unter der die Website im Internet erreichbar ist – als auch einen Webspace (Speicherplatz). Beides wird in der Regel von Hosting-Anbietern als Paket angeboten. Wichtige Kriterien bei der Auswahl sind dabei die Speichergröße, Zuverlässigkeit, Ladegeschwindigkeit, der Support und zusätzliche Leistungen wie E-Mail-Postfächer oder SSL-Zertifikate. Ein sehr guter Anbieter laut auslandsjob ist in diesem Bereich All-Inkl.com, ein professioneller Anbieter von Dienstleistungen im Bereich Webhosting, Server und Domainverwaltung. Auch wenn man keine Ahnung vom Programmieren hat, sei die technische Einrichtung mit etwas Geduld schnell erledigt. Außerdem gäbe es einen sehr guten Support, der bei Fragen weiterhilft. Ein weiterer Anbieter in diesem Bereich ist Hetzner. Auch hier bekommt man den nötigen Webspace und kann sich eine passende Domain sichern.

Homepage-Baukästen

Zur schnellen Erstellung einer eigenen Webseite und ohne dass dazu viele Kenntnisse notwendig sind, bieten sich Homepage-Baukästen an. Einfach zu bedienen und mit einer großen Auswahl an Vorlagen schafft man es in wenigen Klicks, die eigene Seite zu erstellen, die präsentabel und günstig ist. Bekannte Anbieter sind Jimdo oder Wix.

WordPress: das meistgenutzte Content- Management-System (CMS) für Webseiten

WordPress wurde ursprünglich für die Erstellung von Blogs entwickelt. Heute ist es jedoch möglich, alle gängigen Arten von Websites mit WordPress zu realisieren. Firmenwebsites, Blogs, Marketing-Landingpages, Online-Magazine und Online-Shops sind im Handumdrehen erstellt und einsatzbereit. Mit WordPress ist es ebenfalls leicht, visuell und funktionell ansprechende Websites zu erstellen – ohne Programmier- und Webdesign-Kenntnisse zu haben. Als Open-Source-System kann man WordPress kostenlos nutzen. Allerdings können Zusatzprogramme, wie beispielsweise einige Plugins oder auch sogenannte Themes zur graphischen Gestaltung der Website, kostenpflichtig sein. Es ist aber auch möglich, eine komplett kostenlose, professionelle Website zu gestalten. WordPress bedient sich einer sehr großen Community, sodass man bei Problemen oder Fragen schnell Hilfe erhalten kann.

E-Mail-Marketing

Im Zuge des E-Mail-Marketings werden gezielt E-Mails an potentielle oder aktuelle Kundinnen und Kunden sowie Interessenten verschickt. Gängig sind beispielsweise Newsletter zu aktuellen Angeboten oder mit individuellen Inhalten für bestimmte Zielgruppen. Die Bandbreite an Zielen ist groß: Neben der Vermittlung von Neuigkeiten geht es oft um den Aufbau und die Pflege der Kundenbindung sowie den reinen Abverkauf. Die Auswahl an Mailing-Tools ist enorm, daher empfiehlt es sich genau zu schauen, wie die Programme zu bedienen sind und ob man gut damit arbeiten kann. Interessant ist ebenso die Einbindung in die eigene Webseite, auf der sich Interessierte für den Newsletter anmelden können. 

Ein besonders wichtiger Aspekt beim E-Mail-Marketing ist auch das Thema Datenschutz: Hier sollte man sich unbedingt vorab gut informieren, bevor ein Tool zum Einsatz kommt.

Social-Media-Marketing

Wer regelmäßig Inhalte für Social-Media-Plattformen erstellt, kann praktische Tools nutzen, um sich die Arbeit zu erleichtern. Inhalte und Posts automatisch etwa auf Facebook zu veröffentlichen, kann man zum Beispiel mit „Buffer“ und „Hootsuite“. In der kostenlosen Basis-Variante von Buffer kann man eine begrenzte Anzahl von Beiträgen planen und hat einen Zugang zu Basisanalysen. Zum Testen oder für den Start ist der Leistungsumfang aber durchaus ausreichend. Bei Hootsuite gibt es keine kostenfreie Variante. Alternativ nutzt man kostenlos bei Facebook und Instagram die Meta Business Suite.

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Designs mit Canva erstellen

Schöne Designs zu kreieren, ist heute sehr einfach möglich – sei es ein Logo, die Bilder auf der eigenen Website oder ein Buchcover. Mit Canva lassen sich sehr gute Inhalte schnell und unkompliziert erstellen, auch ohne Design-Kenntnisse. Canva kann kostenlos genutzt werden, allerdings ist die Auswahl an Vorlagen deutlich reduziert. Um vollen Zugriff auf alle Vorlagen zu bekommen oder etwa spezielle Farben, die man für das eigenen Unternehmen nutzt, auch in Canva integrieren und speichern zu können, muss eine kostenpflichtige Variante gewählt werden.

Buchhaltung

Wenn man selbstständig arbeitet, ist es unabdingbar, den Überblick über die eigene Buchhaltung zu behalten. Hier gibt es kostenpflichtige Tools wie Fastbill oder Billomat die unter anderem dabei helfen, Rechnungen zu erstellen und Ein- und Ausgangsrechnungen zu verwalten.

Online-Shop und Verkauf digitaler Produkte

Möchte man ein Online-Unternehmen gründen, ist zum Beispiel Shopify eine einfache Option. Das Tool ist kostenpflichtig und je mehr Funktionen man nutzen möchte, desto höher ist der Preis.

Zum Verkauf von digitalen Produkten wie einem Onlinekurs oder einem E-Book empfiehlt Auslandsjob.de das Tool Digistore24. Die Plattform ist kostenlos, erst beim Verkauf eines Produktes wird ein Teil des Umsatzes als Gebühr einbehalten. Eine Alternative zu Digistore24 ist Ablefy.

Kommunikations-Tools

Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom sind heutzutage bevorzugte Tools zur Kommunikation mit Kundinnen und Kunden. Zusätzlich bieten diese Plattformen Optionen, um beispielsweise Dokumente auszutauschen oder gemeinsam mit mehreren Personen an Dokumenten zu arbeiten. Mit Google Docs oder Microsoft 365 und OneDrive oder SharePoint können mehrere Personen gemeinsam an einem Word-Dokument, einem Excel-Arbeitsblatt oder einer PowerPoint-Präsentation arbeiten.

Scan-Dienste: Der digitale Briefkasten

Auch in unserem digitalen Zeitalter kann es sein, dass man echte Briefe verschicken oder empfangen muss. Freelancerinnen und Freelancer oder digitale Nomadinnen und Nomaden sind typischerweise weltweit unterwegs und wechseln auch gerne ihre Aufenthaltsorte. Auslandsjob.de empfiehlt hier beispielsweise „Caya“, den digitalen Briefkasten eines Berliner Startup Unternehmens. Briefe, die an einen persönlich adressiert sind, werden digitalisiert und so einfach zugänglich gemacht, egal wo man sich gerade auf der Welt befindet. Eine Alternative zu Caya ist Dropscan. 

Aufgaben-Verwaltungsdienste

Organisation ist das A und O, wenn man selbstständig unterwegs ist. Um einen guten Überblick über alle To-Dos zu haben, oder wenn man an mehreren Projekten arbeitet und einen guten Überblick behalten möchte, bieten sich verschiedene Tools an. Trello zum Beispiel ist ein Onlinedienst für die Projekt- und Aufgabenverwaltung. Hier werden sogenannte Boards angelegt, innerhalb derer dann Listen erstellt werden können, um verschiedene Phasen oder Kategorien einer Aufgabe zu definieren. Das funktioniert relativ einfach und ist in der Basisvariante kostenlos möglich. Alternativ dazu und ebenfalls kostenlos ist Todoist. Auch mit diesem Tool lassen sich Aufgaben organisieren, Prioritäten setzen und den Überblick über Projekte behalten. 

Wenn man ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet, kann man auch den Planner nutzen, um sich Aufgaben zu erstellen und zu terminieren. Über das Board kann man eine Struktur zu den Aufgaben anlegen und mit einzelnen Unteraufgaben arbeiten. Es bietet nicht die herausragenden Funktionen wie die vorher genannten Tools, aber ist in Bezug auf Deadlines durchaus eine einfache und hilfreiche Option. 

VPN-Dienste

Der Hauptzweck eines VPN (Virtual Private Network) ist der Aufbau einer sicheren und verschlüsselten Verbindung zwischen dem eigenen Gerät und dem Internet. Gerade wenn man zum Beispiel in einem öffentlichen WLAN-Netz surft. Ein VPN schützt die eigenen Daten und verdeckt die Online-Identität. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern: Manche Angebote sind kostenlos, andere kosten nur ein paar Euro pro Monat. Dabei unterscheiden sich die Angebote unter anderem in der Anzahl der Geräte, mit denen man sich gleichzeitig verbinden kann. Wichtig ist generell, einen seriösen Anbieter auszuwählen.

Datenschutz bei der Nutzung von Tools und Programmen

Viele angebotene Tools kommen aus den USA oder die Server befinden sich dort. Datenschutzrichtlinien von außereuropäischen Staaten unterscheiden sich gravierend von denen in Europa. In Deutschland und Europa ist Datenschutz ein zentrales Thema, das durch die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt wird. Bevor man Tools oder Programme von außereuropäischen Anbietern verwendet, sollte man sich immer mit Fragen des Datenschutzes auseinandersetzen.

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Datensicherung

Das Thema Datensicherung ist essenziell. Gerade wenn man unterwegs ist, sollte man sich einen geeigneten Ort für das Sichern seiner Daten aussuchen, der von überall erreichbar ist. Dropbox ist ein bekannter Anbieter: Bei der Nutzung von Dropbox werden alle Dateien, die sich in einem bestimmten Ordner auf dem eigenen Computer befinden, automatisch in der Cloud gesichert. Dropbox ist in der Basisversion kostenlos, hier hat man 2 Gigabyte Speicherplatz frei. Wenn man mit mehreren Personen Dateien austauschen möchte, gibt es manchmal Probleme, besonders wenn es um große Datenmengen geht, und hier fallen dann auch relativ hohe Kosten pro Nutzerprofil und Monat an, die bei circa 10 Euro liegen.

Alternativen wären Google Drive oder OneDrive von Microsoft. Wenn man wirklich größere Datenmengen speichern möchte, reicht auch bei diesen Anbietern eine kostenlose Variante oftmals nicht aus. Der Markt an Cloud-Diensten ist groß, hier sollte man sich gegebenenfalls Zeit nehmen, um den für sich geeignetsten zu finden. Bei vielen kann man auch eine kostenlose Testphase in Anspruch nehmen, um sich generell mit dem Programm vertraut zu machen. 

Beim Einsatz von Cloud-Speichern wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive sollten digitale Nomadinnen und Nomaden sowie Freelancer und Freelancerinnen dem Thema Datenschutz besondere Aufmerksamkeit schenken. Zwar bieten Online-Dienste in der Regel hohe Sicherheitsstandards an, jedoch liegt die Datenhoheit oft beim Anbieter, was vor allem bei sensiblen Kundendaten problematisch sein kann. 

Es ist wichtig, Verschlüsselungstechnologien zu nutzen – idealerweise bereits vor dem Hochladen der Dateien – und darauf zu achten, dass die gewählten Dienste DSGVO-konform sind, insbesondere wenn mit europäischen Auftraggebenden gearbeitet wird.