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EU-Staaten achten verstärkt auf Meldepflichten bei Entsendungen und Dienstreisen

Mittlerweile sind nahezu alle Entsendungen innerhalb der EU meldepflichtig. Das gilt auch zunehmend für spezielle Fälle von Dienstreisen über eine bestimmte Dauer hinaus. Im Laufe des Jahres 2017 sind diese Meldepflichten in vielen Ländern verschärft worden – bei Nichtbeachtung drohen teilweise erhebliche Bußgelder.

Wie schnell ein Unternehmen gegen Meldepflichten verstoßen kann, zeigt der folgende Fall: Ein deutsches Unternehmen hatte einen Vertriebsmitarbeiter für einen Tag in die Schweiz geschickt. Als dieser in Anzug und Krawatte in seinem Dienstwagen die Schweizer Grenze passierte, schoss der Zoll direkt ein Foto seines Autos und erfasste auch den Zeitpunkt. Rund 12 Stunden später machten die Beamten erneut ein Foto des Pendlers und zogen ihn kurz darauf aus dem Verkehr. Bei der Kontrolle wurde er unter anderem um den Nachweis einer Meldebescheinigung gebeten. Das Problem: Sein Unternehmen hatte gegen die Schweizer Arbeitsschutzbestimmungen verstoßen und steht nun auf der schwarzen Liste der mit der Schweiz gewerbetreibenden Unternehmen. Weiteres Fehlverhalten könnte den Ausschluss vom Markt nach sich ziehen. 

Neue Entsenderichtlinie 2018

Mitursächlich für die Verschärfung der Meldepflichten ist die geplante Reform der EU-Entsenderichtlinie in diesem Jahr. Deren Vorschriften legen fest, dass sich in einen anderen Mitgliedstaat entsandte Arbeitnehmer auf eine Reihe von zentralen Rechten, aber auch Pflichten, berufen können, die im Aufnahmemitgliedstaat gelten – obwohl sie nach wie vor Beschäftigte des entsendenden Unternehmens sind und somit das Recht dessen Mitgliedstaats maßgebend für sie ist.

Die Reform sieht die Meldepflicht zwar nicht explizit vor, jedoch sollen künftig mit ihr für entsandte Mitarbeiter aus EU-Ländern die gleichen Vergütungsvorschriften wie im Aufnahmemitgliedstaat gelten, so wie sie in Rechtsvorschriften oder allgemein verbindlichen Tarifverträgen festgelegt sind. Die allgemeine Vertragsfreiheit bleibt davon allerdings unberührt. Um dies prüfen zu können, führen die Mitgliedstaaten die Meldepflicht ein. Nicht alle Länder haben bislang diese Meldepflicht umgesetzt, die Mehrheit allerdings durchaus.

Besonders herausfordernd für im Ausland tätige Unternehmen ist, dass die einzelnen Meldeverfahren sich von Staat zu Staat unterscheiden – ebenso wie die zuständigen Behörden. Allzu oft gibt es Ausnahmen für spezielle Tätigkeiten, die ein Arbeitnehmer vor Ort ausüben soll. Sehr häufig gelten zudem besondere Vorschriften für das Transportgewerbe. In der Regel müsse ein bestimmter Vertreter im Tätigkeitsstaat gemeldet werden, der während des Entsendezeitraums spezielle Pflichten zu erfüllen hat.
In Frankreich beispielsweise müssen Transportunternehmen einen Vertreter benennen. Diese Regelung ist unabhängig von der Dauer, wie lange sich ein Mitarbeiter in Frankreich aufhält. Wer sich nicht an die Regeln hält, für den kann es ab sofort teuer werden: Pro fehlendes oder falsch ausgestelltes Dokument werden seit dem 23. Juli 2016 Bußgelder zwischen 450 und 750 Euro erhoben.

Hat ein Transportunternehmen keinen Vertreter in Frankreich benannt, können die französischen Behörden weitere Bußgelder in Höhe bis zu 500.000 Euro verhängen. Die französische Verwaltungsbehörde ist zudem berechtigt, in bestimmten Fällen schwerer oder wiederholter Verstöße die Tätigkeit eines Transportunternehmens innerhalb Frankreichs ganz auszusetzen.

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Meldepflichten mit Dokumentationsvorschriften verbunden

Die Meldepflicht ist überdies fast immer mit Dokumentationsvorschriften verbunden. Das bedeutet: Egal in welchem Land ein Mitarbeiter tätig wird und gemeldet werden muss – das bürokratische Verfahren ist in jedem Land anders, stets komplex sowie voller Ausnahmen und Besonderheiten. Zwar stellen viele nationale Behörden Informationsblätter in englischer Sprache zur Verfügung, der oftmals online-basierte Meldeprozess selbst findet allerdings in der Regel in der jeweiligen Landessprache statt. Wer also einen Mitarbeiter nach Luxemburg oder gar Finnland schickt, steht somit vor schier unüberwindbaren Hürden. Hinzu kommt, dass sich manchmal monatlich Änderungen ergeben, die unmöglich permanent nachgehalten werden können.

Wer jedoch gegen die teils neuen Meldepflichten verstößt, riskiert hohe Strafen, die sogar bis zum Wettbewerbsverbot führen können – für manche Unternehmen könnte dies das wirtschaftliche Aus bedeuten. Österreich verhängt beispielsweise Sanktionen von bis zu 20.000 Euro pro Mitarbeiter und verweigert sogar schlimmstenfalls den Zutritt des betroffenen Entsandten zu den Betriebsräumen.

Bußgelder für Verstoß gegen Meldepflichten bei Entsendungen

In den folgenden, exemplarisch dargestellten Ländern drohen Bußgelder bei Verstoß gegen die Meldepflichten:

Deutschland: Bußgeld bis zu 20.000 Euro
Schweiz: Bußgeld bis zu 2.000 Franken
Finnland: Bußgeld bis zu 10.000 Euro
Österreich: Bußgeld bis zu 10.000 Euro
Luxemburg: Bußgelder in Höhe von 1.000 bis 5.000 Euro

Für Personaler hat dies die Folge, dass Dienstreisen wie Entsendungen im Jahr 2018 noch frühzeitiger und präziser vorbereitet werden müssen als bisher. Es ist ganz entscheidend, dass sich die Verantwortlichen mit den arbeitsvertraglichen Vorschriften des Beschäftigungsstaates, den lokalen Mindestlöhnen (und einer gegebenenfalls notwendigen Anpassung) sowie einer ausführlichen Prüfung der geplanten Auslandstätigkeit eines Mitarbeiters auseinandersetzen. Unter Umständen sollten Personaler zudem vorzeitig mit einer Kontaktperson im Tätigkeitsstaat interagieren, um diese etwa als Vertreter zu benennen. Außerdem kann es nicht schaden, eine Risikoplanung hinsichtlich zu erwartender Sanktionen durchzuführen, sollte vorab klar sein, dass Fristen und Vorschriften nicht einhaltbar sind.

In der Praxis fragen sich viele mit dem Thema betrauten Experten, wie die Verschärfung der Meldepflichten insbesondere bei (auch kurzfristigen) ein- oder mehrtägigen Dienstreisen ins Ausland bei einer doch relativ geringen Reaktionsgeschwindigkeit der Krankenkassen und der DVKA funktionieren soll. Da es nach wie vor keine flächendeckende Digitalisierung beim Meldeprozess gibt, erschweren die Regeln den Alltag der Personaler und Travel Manager um ein weiteres Vielfaches.

Dieser Beitrag stammt aus der Ausgabe März 2018 des Journals "Leben und Arbeiten im Ausland".

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